Workflow

Workflow doorzoeken

Wanneer je op het tabblad Workflow klikt verschijnt een scherm waarin je workflows kunt doorzoeken. Je kunt hier op diverse manieren definiëren waar je naar op zoek bent. Alle tekstvelden worden automatisch aangevuld wanneer je start met typen. Ook kun je op het icoon achter het veld klikken om een lijst te tonen van alle mogelijke waardes, dat is handig als je niet meer weet wat de exacte benaming is geweest.

Allereerst zal het scherm openen met enkel de kandidaten met sollicitaties op vacatures waarvan jij de recruiter of hiringmanager bent.

De resultaten worden getoond in een overzicht eronder, waar je eventueel ook gelijk een Stap kunt zetten.

Stappen zetten

Je kunt, mits je de rechten ertoe hebt, vanaf diverse plekken in de applicatie stappen zetten in een workflow. Elk scherm waar de stappen op getoond worden, zoals bijvoorbeeld het inschrijvingenscherm, toont ook de knop Stap zetten. Daarnaast is het voor veel recruiters gewoonlijk om vanuit het workflow-tabblad stappen te zetten met hun kandidaten.

Afhankelijk van de inrichting van de workflow, en in welke workflow een kandidaat zich bevindt zijn er verschillende stappen beschikbaar, dit om het een logisch geheel te houden, waarbij elke kandidaat hetzelfde stappenplan doorloopt.

De verschillende stappen die mogelijk zijn, worden hieronder beschreven. We gaan hier uit van de stappen die je kunt zetten zonder onze optionele modules.

Aanbieding doen

Wanneer je iemand geschikt vindt voor een functie, kun je die persoon een aanbieding doen. Een aanbieding kan drie verschillende statussen hebben, standaard staat deze op On hold. Maar iemand kan ook de aanbieding accepteren of weigeren. Afhankelijk van de hier gekozen waarde valt een persoon terug in de workflow of wordt de workflow afgerond.

Verder kun je bij deze stap ter administratie een aantal gegevens invoeren, zoals bijvoorbeeld het aangeboden salaris.

Mocht de kandidaat later bellen dat hij de aanbieding accepteert, kun je de stap opzoeken, deze openen door aan te klikken en vervolgens de Geaccepteerd status wijzigen.

Afwijzen

Soms moet je een kandidaat afwijzen. Hetzij omdat deze niet geschikt is, of omdat er een betere kandidaat was. Dat kun je doen door de stap Afwijzen te zetten. Bij deze stap geef je aan wat de reden is dat de kandidaat wordt afgewezen, en eventueel kan er nog een memo bij gezet worden ten behoeve van je collega-recruiters ofwel rapportages. Deze stap is de laatste van een workflow, en hierna zal de kandidaat niet meer zichtbaar zijn binnen de workflow.

Beoordelen

Een van de eerste stappen die vaak wordt gezet is de stap Beoordelen. Met de beoordeling kan de recruiter een mening vormen over de kandidaat en dit registreren. Deze beoordeling kan vervolgens ook meegestuurd worden met de voordracht.

Sommige workflows kunnen zo ingericht zijn, dat deze reageren op het veld Eindbeoordeling.

Gesprek plannen

Wanneer je de kandidaat wilt uitnodigen voor een gesprek, zet je de stap Gesprek plannen. In deze stap kun je vastleggen wanneer het gesprek is, waar het gesprek is en met wie het gesprek is. Ook kun je aangeven wat de gespreksreden is, bijvoorbeeld het 1e gesprek.

In portefeuille nemen

Soms zijn er twee kandidaten heel goed, terwijl er maar één plek vrij is. Wanneer een van de kandidaten aangenomen is, wil je graag de andere in beeld houden. Dit kan met de stap In portefeuille nemen. Je houdt de kandidaat in de database om op een later moment nog een keer te benaderen voor een vrij gekomen functie. Dit kan dezelfde functie zijn. 

In portefeuille nemen telt als een eindstation. Net als bij Afwijzen en Uitschrijven wordt de kandidaat niet langer getoond in de workflow. 

Uitschrijven

Het komt wel eens voor dat een kandidaat zichzelf afmeldt. Mogelijk omdat hij elders een baan heeft gevonden, in dit geval gebruik je de stap Uitschrijven. De kandidaat verdwijnt hiermee uit de workflow.

Voordragen

Wanneer je als recruiter de kandidaat geschikt vindt voor een openstaande functie, dan kun je deze voordragen aan de hiringmanager. Dat doe je via deze stap. De hiringmanager krijgt vervolgens een scherm te zien waar hij de voordracht kan beantwoorden, zie ook het artikel: Voordrachten.